Nuovo obbligo 2026: registratore di cassa e POS collegati. Cosa deve fare l’impresa?

Dal 1° gennaio 2026 entrerà in vigore una novità fondamentale per tutti gli esercenti e le attività di vendita al dettaglio: il collegamento obbligatorio tra registratore di cassa telematico (RT) e qualsiasi strumento di pagamento elettronico (POS fisico, app, piattaforme digitali).

Perché questa novità?

La finalità della normativa è semplice: tracciare in modo digitale e trasparente ogni pagamento, garantendo che l’incasso elettronico risulti sempre abbinato ad uno scontrino telematico registrato e trasmesso all’Agenzia delle Entrate. Così si combattono le irregolarità fiscali e si favorisce la digitalizzazione delle imprese: meno errori, più sicurezza e maggiore fiducia per i clienti.

Chi è obbligato a collegare POS e registratore di cassa?

Devono rispettare l’obbligo tutti gli esercenti che emettono documenti commerciali/scontrini telematici e incassano pagamenti elettronici. Sono inclusi negozi, bar, ristoranti, artigiani, farmacie e tutte le attività al dettaglio riguardo ai “consumatori finali”. Sono esclusi i professionisti che non rientrano tra i soggetti obbligati a emettere corrispettivi.

Cosa bisogna fare in concreto?

L’abbinamento tra POS e registratore di cassa non è fisico, ma digitale: ecco le tappe pratiche: Accedere all’area riservata sul sito dell’Agenzia delle Entrate, sezione “Fatture e Corrispettivi”. Associare il dato identificativo univoco di ciascun POS (o app/sistema di incasso digitale) al relativo registratore di cassa RT. Indicare la sede/indirizzo dove sono operativi questi dispositivi. L’operazione si fa online, può essere delegata al consulente/commercialista, e va aggiornata in caso di sostituzione di POS/cassa o variazione della sede.

Sanzioni per chi non si adegua

Non rispettare l’obbligo comporta sanzioni tra €1.000 e €4.000. Inoltre, la mancata trasmissione dei dati o la non registrazione di corrispettivi può portare a sospensioni dell’attività in caso di gravi irregolarità.

Vantaggi e consigli operativi

Oltre ad uno specifico obbligo normativo, questo sistema rappresenta un’occasione per modernizzare la gestione degli incassi: flussi di pagamento più sicuri e rapidi, riduzione degli errori e semplificazione della contabilità, maggiore trasparenza verso il cliente e l’Agenzia delle Entrate. Sogei consiglia di verificare la compatibilità dei dispositivi, fare l’abbinamento entro i termini e di richiedere un supporto qualificato in caso di dubbi.